Een sociaal intranet waar medewerkers van houden

Een sociaal intranet waar medewerkers van houden

Mensen zijn de afgelopen jaren gewend geraakt aan steeds betere digitale gebruikerservaringen. Dat zien we terug in de verwachtingen die medewerkers hebben van hun sociale intranet. Steeds vaker worden deze verwachtingen gevormd door hun ervaringen online, met sociale media en met mobiele apparaten. Ze rekenen erop dat ze hun sociale intranet kunnen gebruiken met hetzelfde gebruiksgemak en eenvoud als de applicaties die ze in hun vrije tijd gebruiken.

Helaas worden deze verwachtingen nog te vaak niet waargemaakt. Teveel intranetten zijn onaantrekkelijke systemen die voornamelijk frustraties opleveren en die alleen gebruikt worden door medewerkers als het écht moet. Doodzonde. Dat is natuurlijk absoluut niet wat je wil. Een sociaal intranet zou onderdeel moeten zijn van het dagelijkse gedrag van medewerkers. Als ze even niets te doen hebben, dan gaan ze naar hun sociale intranet. Als ze even niet weten wat iets is of hoe iets werkt, dan gaan ze naar hun sociale intranet. Het moet een gewoonte voor ze worden om het platform te bezoeken.

Daarnaast levert een intranet dat volop gebruikt wordt ook nog eens ontzettend veel voordelen op. De klant kan beter bediend worden, het versterkt de interne cultuur, vergroot de productiviteit van medewerkers en meer

Alleen als medewerkers van hun sociale intranet houden zal het platform onderdeel worden van hun dagelijkse gedrag, zal het een gewoonte voor ze worden om het te bezoeken en kan het optimale gehaald worden uit alle voordelen.
 

Een sociaal intranet waar medewerkers van houden

Maar hoe zorg je er dan voor dat medewerkers van het sociale intranet gaan houden?

Bij Quo Vide beginnen we vanuit onze gedachte dat een sociaal intranet:

  • Eenvoudig moet zijn om te gebruiken
  • Ontworpen moet zijn om mensen te helpen
  • Mooi moet zijn, een plezier voor het oog
  • Niet opdringerig moet zijn, maar fijn om mee te werken

Om dit voor elkaar te krijgen denken wij altijd vanuit de medewerkers. Wanneer is het platform voor hun eenvoudig te gebruiken? Hoe kan het platform ontworpen worden, zodat het hun helpt? Wat vinden zij mooi, een plezier voor het oog? En wanneer vinden zij het platform niet opdringerig, maar fijn om mee te werken?
 

Medewerkers betrekken bij de bouw van het sociale intranet

De enige manier om antwoord te krijgen op deze vragen is om medewerkers te betrekken bij de bouw van het sociale intranet. Door onderzoek naar ze te doen, met ze te praten, naar ze te luisteren en ze te observeren. Dit klinkt voor sommigen wellicht vanzelfsprekend, maar in de praktijk gebeurt dit nog veel te weinig.

Door medewerkers bij de bouw te betrekken kunnen we uitstekend in kaart brengen wat hun eisen, wensen en behoeftes zijn. Alleen dan kunnen we een platform ontwikkelen dat perfect bij hun aansluit en waar ze van gaan houden.

Medewerkers kunnen op verschillende manieren betrokken worden bij de bouw van een sociaal intranet:

  • Card sorting sessies – om te onderzoeken welke navigatiestructuur het beste werkt voor medewerkers om vervolgens een gebruiksvriendelijke intranet navigatie te kunnen bouwen.
     
  • Gebruikerstesten – om inzicht te krijgen in wat goed werkt en wat voor medewerkers onduidelijk is, waar zij vastlopen en wat voor verwarring zorgt.
     
  • Observaties – om inzicht te krijgen in hoe medewerkers dagelijks werken en welke tools zij gebruiken en nodig hebben om hun werk te doen.
     
  • Focusgroepen – om meer inzicht te krijgen in de manier van denken van medewerkers en hun eisen, wensen en behoeftes.

Meer over bovenstaande en 11 andere manieren vind je in ons blog ‘15 manieren om je medewerkers te betrekken bij het bouwen van een sociaal intranet’.

Op basis van de inzichten die verkregen zijn kan er voor de medewerkers een geweldig werkend platform ontwikkeld worden dat door hun eenvoudig te gebruiken is, hun helpt tijdens hun dagelijkse werkzaamheden, voor hun een plezier voor het oog is en fijn is om mee te werken.
 

Het sociale intranet moet waardevol zijn

Met een geweldig werkend platform ben je goed op weg om medewerkers van je sociale intranet te laten houden. Je bent er echter nog niet. Niet alleen moet het platform geweldig werken, het moet voor medewerkers ook waardevol zijn. Medewerkers moeten er wat aan hebben. Dit kan zijn in de vorm van content; het laatste nieuws over de organisatie en waar de organisatie zich mee bezig houdt, interessante blogs, belangrijke documenten en links, etc.

In het begin zal het creëren van content voornamelijk de taak van de community manager en de afdeling communicatie zijn. Naar mate het platform actiever gebruikt wordt zullen medewerkers er met elkaar ook voor zorgen dat het platform waardevoller wordt. Dit zal, vooral in het begin, wel gemotiveerd en gestimuleerd moeten worden door de community manager.
 

Leuke plek om te zijn

Daarnaast is het ook belangrijk dat je sociale intranet een leuke plek is om te zijn. Het kan zo simpel zijn als het plaatsen van grappige en leuke afbeeldingen of video’s die leiden tot gesprekken en medewerkers aan het lachen maken. Ook thema- en fungroepen kunnen voor de nodige ontspanning zorgen. Het zijn dingen zoals deze die de dag een beetje opbreken en voor ontspanning zorgen, waardoor medewerkers nog meer van je sociale intranet gaan houden.
 

Al deze dingen samen

Als je je medewerkers betrekt bij de bouw van het sociale intranet, écht naar ze luistert en hun feedback gebruikt om het platform te ontwikkelen, ervoor zorgt dat het platform waardevol is en een leuke plek is om te zijn, dan zullen je medewerkers ongetwijfeld van je sociale intranet gaan houden.

Je sociale intranet zal onderdeel worden van het dagelijkse gedrag van je medewerkers, het zal een gewoonte voor ze worden om het platform te bezoeken en je zal het optimale kunnen halen uit alle voordelen die een sociaal intranet je biedt.