Vraag van de klant

“Maak een overzichtelijk platform waarmee de buurtteams van Zorgbalans eenvoudig met elkaar kunnen samenwerken en communiceren.”

Wat hebben we gedaan

Zorgbalans is een zorgdienstverlener in de regio Haarlem en Kennemerland. Bij Zorgbalans was een verandering gaande waarbij zij overgingen van een directe aansturing van extramurale medewerkers naar zelfsturende teams. Die zelfsturende teams, genaamd buurtteams, bestaan uit een relatief vaste groep medewerkers, die samen verantwoordelijk zijn voor het gehele pakket aan zorg in de buurt waarin zij werken. Er is geen manager die hen aanstuurt. De buurtteams organiseren zelf de zorg voor de cliënten in hun buurt en stellen zelf de doelen, werkwijze en bijdragen van hun teamleden vast. Ook regelen zij zaken zoals de planning, financiën, etc. Het team is zelf verantwoordelijk voor de resultaten en leggen verantwoording af aan de directie van Zorgbalans.

Deze verandering betekent wel dat de leden van de buurtteams beter met elkaar moeten gaan samenwerken en communiceren. Het is belangrijk dat zij elkaar op de hoogte houden van de ervaringen die zij opdoen tijdens hun dagelijkse werk, kennis met elkaar delen en elkaar informeren over bijvoorbeeld veranderingen in protocollen. Om dit te ondersteunen en te stimuleren hebben we op verzoek van Zorgbalans het sociale intranet ‘InZorgbalans’ gemaakt.

InZorgbalans is gebaseerd op ons Enterprise Social Network; Quo Vide Connect. Op het platform heeft elk buurtteam een eigen groep waarin ze eenvoudig met elkaar kunnen samenwerken en communiceren. Zo kunnen ze bijvoorbeeld met behulp van de taken functionaliteit gemakkelijk taken toevoegen, verdelen en aan elkaar overdragen. Ook kunnen ze elkaar op de hoogte houden van veranderingen, kennis vastleggen met behulp van wiki’s, ervaringen delen of inzicht geven in blogs en snel met elkaar in contact komen via de chat.

Medewerkers kunnen via het platform niet alleen met leden van hun eigen buurtteam communiceren, maar met alle medewerkers van Zorgbalans. Kennis en ervaringen kunnen hierdoor gemakkelijk tussen buurtteams gedeeld worden. Waardevolle informatie kan makkelijk benut worden door anderen, zowel nu als in de toekomst.

Medewerkers kunnen via het platform ook eenvoudig en snel in contact komen met dé ondersteunende dienst voor alle buurtteams; BOB (Buurt Ondersteunend Bureau). Het bureau is een centraal punt waar alle medewerkers terecht kunnen met hun vragen. Verder geeft het bureau advies rondom zaken die buurtteams zelf moeten regelen, zoals planning, financiën, PR, communicatie, etc. Ook kunnen buurtteams via BOB diverse producten (posters, flyers, advertenties, stickers, brochures) van Zorgbalans bestellen om hun eigen team te promoten.

Omdat medewerkers vaak onderweg en bij cliënten thuis zijn hebben ze tijdens hun dagelijkse werk nauwelijks toegang tot een computer. Wel heeft elke medewerker een mobiele werktelefoon en wordt er gebruik gemaakt van tablets. Hierdoor was het voor ons belangrijk om eerst te focussen op een mobiele en tablet versie van InZorgbalans. Daarna hebben we de desktop versie gerealiseerd.

Resultaat

InZorgbalans, een sociaal intranet op basis van Quo Vide Connect, waarmee buurtteams eenvoudig met elkaar kunnen samenwerken en communiceren.